Você faz o fechamento de caixa da sua loja de produtos naturais? Com qual frequência? Registra todas as entradas e saídas? Categoriza os valores da forma correta?
Como já mencionamos diversas vezes aqui no blog, a gestão financeira é uma das principais responsáveis pela sobrevivência e crescimento do negócio.
Então, se fechar as portas do negócio nem passa pela sua cabeça, confira o que é, importância e como fazer um da forma correta.
O que é fechamento de caixa?
De forma simples, o fechamento de caixa é um processo onde você, dono do negócio, confere todas as entradas e saídas que ocorreram em um determinado período e analisa se o saldo restante está de acordo.
Esse processo pode ser feito diariamente, semanalmente ou mensalmente. Seja qual for a frequência escolhida, é algo que precisa ser feito. E quanto mais se demora para realizar o fechamento, torna-se mais difícil encontrar o motivo das divergências financeiras, se houverem.
Leia também: Controle financeiro empresarial: como fazer
Por que fechar o caixa?
Quando o fechamento de caixa é realizado regularmente, você passa a ter muito mais controle do dinheiro do negócio, evitando perdas, e reduzindo os riscos de ficar no vermelho.
E quanto mais cedo uma divergência nas entradas e saídas é notada, mais rapidamente ela é corrigida, evitando que aconteça novamente.
Alguns exemplos de divergências que podem ocorrer são:
- Precificação errada de produtos;
- Descontos não programados a clientes;
- Retirada de pagamento para despesas pessoais ou para cobrir custos inesperados;
- Troco errado.
Mesmos que os valores sejam baixos, se esses erros acontecem com frequência, com o tempo esses valores se transformam em um buraco na conta do negócio.
Então, no final do mês, pode ser que o caixa não dê conta de pagar todas as despesas ou vá comendo aos poucos o dinheiro da reserva.
Sem um controle, sua loja de produtos naturais fica no vermelho e vai acumulando dívidas. E o pior: sem entender o porquê.
Portanto, se você deseja que o seu negócio consiga se manter estável financeiramente e como consequência, cresça, organização, controle e disciplina são as palavras-chave para realizar o fechamento de caixa.
Leia também: Como fazer um planejamento financeiro para a sua loja
6 passos para fazer fechamento de caixa da forma correta
Pronto para saber como cuidar melhor do dinheiro do seu negócio? Então, confira como fazer o fechamento de caixa em apenas 6 passos:
Defina um responsável
Como mencionamos, o fechamento de caixa precisa ser realizado com certa frequência. Portanto, se você não tiver tempo, será necessário definir um responsável pela atividade.
E como é algo relacionado a dinheiro, prefira alguém de confiança.
Leia também: O que é e como calcular o capital de giro
Elabore um fluxo de caixa
O fluxo de caixa se refere ao controle de todas as receitas e despesas atribuídas ao seu negócio. É ele que vai indicar quanto vai sobrar cada mês, se há algum valor disponível para investir e etc.
Para saber mais sobre o fluxo de caixa, confira este outro artigo.
Registre a abertura do caixa
Você sempre irá começar o dia com algum saldo disponível no caixa da sua loja de produtos naturais (ou pelo menos deveria). Esse valor deve ser anotado para que se tenha um ponto de partida.
Também é importante anotar as despesas (se houver) que serão pagas no dia, semana ou mês, dependendo da frequência em que você irá realizar o fechamento.
Anote todas as entradas e saídas
Todas as entradas e saídas, por menores que sejam devem ser registradas no fechamento de caixa.
Isso vale tanto para os pagamentos aos fornecedores e funcionários, quanto o seus salários e as despesas da loja. Não deixe nada de fora, nem aqueles 2 reais usados para comprar uma sobremesa depois do almoço.
Junte comprovantes, recibos e notas fiscais, e identifique cada um deles. Eles serão importantes na hora de conferir tudo.
Leia também: Margem de contribuição: o que é, importância e como calcular
Confira todos os valores
Para se organizar melhor e fazer a conferência dos valores da forma correta, sempre divida as entradas e saídas em grupos.
Por exemplo, as que entradas que foram feitas no cartão a vista, as que foram parceladas, o que foi pago no dinheiro, as que estão relacionadas as despesas com funcionários e com a loja.
Dessa forma, fica mais fácil visualizar de que forma estão ocorrendo as entradas e as saídas. Se houver muitas entradas de compras parceladas e muitas saídas a vista, é preciso ter uma atenção maior, para evitar que o caixa da loja nunca fique zerado.
Nessas situações, é preciso ter um controle financeiro ainda maior para evitar que a loja fique no vermelho.
Conclua o fechamento de caixa
Se você se organizou direitinho e fez todos os passos que listamos do fechamento de caixa, esta última etapa tende a ser menos complicada.
Agora, basta subtrair as entradas pelas despesas e chegar a um novo saldo atualizado. E este será o valor utilizado como ponto de partida no dia seguinte.
Lembrando que, caso seja feito um fechamento de caixa diário ou semanal, o saldo desses precisarão ser comparados ao fechamento no final do mês.
Assim, você tem certeza que todas as entradas e saídas estão corretas.
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